- Det gäller att man behandlar idéer så att man inte skadar initiativ lusten hos deltagarna. Man vill ju att nya idéer ska komma, så det gäller att ta väl hand om alla idéer och ge feedback till dem som lämnat in idéerna så att de vet vad som händer och sker.
- Idéer som kommer in ska testas och förankras hos berörda personer. Idéerna kan behövas samordnas med andra idéer eller pågående projekt.
- En idé kan också behövas bedömas om de är lönsamma ekonomiskt. Missar man det här kan man skada både idé personen och program som skapas av idéen.
- Viktigt att också förankra med rätt personer.
- En förundersökning bör pågå en till max två veckor.
- Resultatet av en förundersökning kan vara att idéen inte är utvecklingsbar.
- Förundersökningsdokumentet bör innehålla ganska kort bakgrund, syfte och det förväntade resultatet av en fortsatt undersökning.
- I förundersökningen kan man ta en projektvals-matris till hjälp, för att ställa idéer mot vissa urvalskriterier. Utifrån dessa väljer man mer eller mindre utvecklingsbara idéer och plockar fram och belyser de som man tror mest på.
- Etableringsfasen anses som en av de tyngre faserna i ett projekt.
- Det är i de här fasen som projektdirektiven formuleras. Det kan ses som en uppdrags beställning, och är utgångspunkten för projektets fortsatta planering. Det blir en grov bedömning som man ska kunna gå tillbaka till om något längre fram skulle vara oklart. Eller också som en information för någon som skulle kunna vara intresserad av projektet.
- Det finns några krav som man kan ställa på direktiven. De bör vara vägledande, entydiga, realistiska och utredningsbara, informativa och problem-orienterade.
- Det finns då också några typer av direktiv, löst styrda-vagt syfte, hårt styrda oftast brukar man hamna någon stans mitt emellan.
- Något som man bör tänka på när man skapar direktiven är att man tolkar dem tillsammans med uppdragsgivaren så att alla är eniga om vad och när saker ska göras. Missar man det här eller slarvar i det här läget så kan det leda till mer-arbete längre fram i projektet. Man måste alltså sätta sig ner och diskutera syfte, avgränsningar, olika uppfattningar. Diskutera varför projektet tillsattes, vilka problem ska lösas, respektive vilka problem ska inte lösas.
- En tidsplan bör diskuteras fram.
- Man bör prata om beslutsordningen och vem som det är som ska ta de olika besluten.
- Titta på vilka gemensamma kriterier när det gäller både tekniska och icke tekniska lösningar som tex ekonomiska.
- Tips på vad ett projektdirektiv kan innehålla
Det här ska vara en överblick på arbetet och vilka resurser som behövs. Det ska skapa en förståelse för uppgiften och informera dem som inte är så insatta i projektet.
 |
| Tips på vad ett projektdirektiv kan innehålla |
- Kravspecifikation
Kravspecifikationen är ytterligare ett dokument som man skapar. Vad är en kravspecifikation och vad skiljer den från ett projektdirektiv? Skillnaden är att direktiven mer är en överblick över arbetet, medan kravspecifikationen mer kan liknas vid ett kontrakt mellan kunden och leverantören. I kravspecifikationen fastställer man de specifika åtaganden som man har gentemot kunden t.ex. pris, funktioner, omfattning på arbetet, vilka förutsättningar man har och leveransdatum. Kravspecifikationen är ett otroligt viktigt dokument.
Alla projekt behöver en kravspecifikation, eftersom den beskriver vad projektet ska resultera i.
När man skriver en kravspecifikationen använder man sig av vissa ord. Kund, beställare, användare, produkt och leverantör. Det är väldigt viktigt att man tänker på hur man använder orden. Det gäller t.ex. kund o användare osv.
- Åtagande triangeln
Åtagandetriangeln innehåller tre grundläggande egenskaper. funktion, kostnad och tid. Tre saker som man kan åta sig att leverera när man skriver en kravspecifikation. Det man ska vara nog med är att inte åta sig att leverera alla tre samtidigt. Man lämnar ingen marginal om man åtar sig att leverera alla tre samtidigt. Istället ska man vara noga med att hålla en fri när man skriver en kravspecifikation.
Åtagandetriangeln tre grundläggande egenskaper.
- Kravspecifikationens innehåll
- Introduktion och bakgrund
- Översiktlig produktbeskrivning
- En översiktlig beskrivning av produkten, dvs en grafisk beskrivning av vad som ska ingå. Produktbeskrivningen bör vara ganska utförlig
- Funktionella krav
- Icke-funktionella krav
- Hur ska produkten fungera och när fungerar den inte. (ex mobiltelefon som ska fungera (0-20 plusgrader).
- Krav på användargränssnitt
T.ex. att användargränssnittet ska likna föregående modeller så mycket som möjligt, så att användarna kommer ihåg hur de använder produkten. - Leveransvillkor
Olika typer av leveransvillkor, när och hur ska produkten levereras. Vilken dokumentation ska följa med. - Speciella kraV
Speciella krav som gäller för leveransen eller hela produkten. - Ordlista
Ord som behöver beskrivas i en ordlista. - Projektplan - Innehåll
Projektplanen skrivs för projektgruppens skull och användas inom projektgruppen.
Kravspecifikationens innehåll
Projektplan - Innehåll
- Översikt
Översikten innehåller en förklaring av syftet och funktionen på lösningarna i det större sammanhanget. - Organisation
Organsitionen är projektgruppens organisation och de olika projektmedlemmarnas ansvar och uppgifter. - Målformulering
Viktigt att ha en väldigt tydlig målformulering, då en diffus målformulering kan orsaka konflikter längre fram i projektet. En bra och precis målformulering kan även öka motivationen att jobba med projektet. I målformuleringen kan man också prioritera målen för att bestämma i vilken ordning de bör göras. Man bör också undvika att använda diffusa ord som bra, snabb och billigt. Ord bör vara mätbara och konkreta. - Fas- och tidsplan
Det här är när man delar in projektet i olika aktiviteter. Man har så kallade check points, milstolpar så man vet i vilken fas man befinner sig i projektet och att man håller tiden. - Riskanalys
Lista olika typer av risker som kan påverka projektet. T.ex datahaveri, sjukdom. Samt vilka risker som har störst sannolikhet att inträffas samt en handlingsplan för detta. - Förändringsplan
Det bör även finnas en förändringsplan som beskriver vem och hur förändringen ska tas om hand i fall något inträffar i projektet. - Kostnadsplan
Beskriver hur kostnaderna är fördelade. Vad hamnar t.ex på utbildning, kontor, resor osv. - Dokumentplan
Hur dokument ska hanteras, mallar som ska följas, hur ska dokument distribueras. Till vem och hur och vilken väg. - Utbildningsplan
En plan för utbildning och vidareutbildning. En plan kring vem som lär sig vad och när. - Rapport- och granskningsplan
Beskriver hur saker och ting ska rapporteras i projektet. Oftast skrivs detta av projektledaren. Ibland kan varje avdelning eller chef rapportera.
Projektstart och genomförande
När man kommit så här långt att alla dokument är klara kan projektet starta och projektgruppen bli ett arbetslag. Nu är det också dags att börja detaljplanera genom check points, milstolpar, Gaant och Peert schema.
Avslutning
Uppföljning och utvärdering
Referenser
Bernhardsson, Patrik (2011). Multimediaproduktion, Modul 1, Projektstart och planering [Elektroniskt] http://disco.hv.se/courses/5660/index.html Tillgänglig: <http://disco.hv.se/courses/5660/88161/files/wpa_m1.html>[2011-06-27].
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar